Arsip vital adalah dokumen yang tidak tergantikan bila hilang. Untuk Gereja, beberapa di antaranya:
- Sertifikat tanah dan IMB gedung Gereja
- Buku induk baptis, sidi, dan nikah
- Akta pendirian dan keputusan Sinode
- Notulen rapat majelis yang memuat keputusan penting
Simpan fisik dan digital
Dokumen asli tetap disimpan di brankas. Salinan pindaian disimpan di E-Arsip lengkap dengan kode, lokasi rak, dan boks.
Catat setiap peminjaman
Siapa yang meminjam, kapan, dan kapan harus kembali. E-Arsip memberi tanda bila arsip terlambat dikembalikan.